Cómo corregir en Documentos de Google (Google Drive)

En uno de mis últimos encargos de corrección, la editorial con la que trabajé utilizaba Google Docs para poder hacer a los autores partícipes de las modificaciones realizadas en sus textos. Como ya llevaba un tiempo queriendo explicar en el blog cómo funcionan otras formas de corrección más allá del control de cambios de Microsoft Word, he decidido que este es un buen momento para hacerlo.

Una breve introducción

Documentos de Google o Google Docs es un procesador de textos ofrecido por Google Drive, el servicio en la nube de Google. Google Drive te permite guardar todo tipo de documentos (hasta 15GB en su versión gratuita) y acceder a ellos desde cualquier dispositivo con tu cuenta de Google. Permite, además, la modificación en línea de documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo con sus diferentes aplicaciones (Documentos de Google, Presentaciones de Google y Hojas de cálculo de Google, respectivamente).

Es un servicio muy cómodo para trabajar en grupo y para asegurarte de tener una copia de seguridad de tus archivos.

Como escritores, nos interesa por tres razones:

• Proceso de escritura: puedes acceder a tu historia desde cualquier lugar, así que no tienes que cargar con una libreta o esperar a llegar a casa para poder escribir. Si te viene la inspiración en el autobús, puedes escribir desde el móvil, por ejemplo. Además, guarda los cambios automáticamente y puedes ver un historial de versiones del archivo (¿has borrado un párrafo y tres días después quieres recuperarlo? Puedes hacerlo).
• Proceso de revisión: puedes compartir tus escritos con personas de tu confianza para que lo revisen, te dejen comentarios en el texto y te ayuden a identificar los fallos. Puedes darles acceso solo como lectores o como lectores y comentadores, lo que permitirá sus sugerencias pero evitará que editen el texto sin tu permiso.
• Trabajo editorial: una editorial puede utilizar Google Docs para que el autor sea consciente de todas las correcciones y cambios realizados sobre su texto, pueda aceptar o rechazar lo que considere oportuno y mantenga un diálogo mediante el sistema de comentarios que resultará mucho más cómodo y fluido que el intercambio de correos electrónicos. Funcionaría, por decirlo de alguna forma, como una versión más interactiva del control de cambios de Microsoft Word.

Me gusta la idea, ¿cómo funciona?

Voy a ilustrar esta entrada con imágenes para marcar dónde está cada uno de los aspectos a los que me refiero, pero, si utilizas lector de pantalla, me gustaría aclarar que son meras capturas, no son esenciales y he intentado redactar el texto de forma que también se entienda sin poder verlas. Espero que resulte un tutorial accesible y útil para todo el mundo.

La pantalla principal no difiere mucho de la de un procesador de textos cualquiera.

Para corregir, la editorial (o el corrector) activará el modo sugerencias, que se encuentra en la parte superior, dentro de la pestaña de Ver. (Ver -> Modo -> Sugerencias).

Una vez esté activado, todo lo que haga el corrector no se aplicará automáticamente, sino que aparecerá en otro color y abrirá una pestaña al lado del texto que, además de explicar qué cambio se ha hecho, nos permitirá a los escritores aceptarlo o rechazarlo.

Si el corrector lo considera oportuno, podrá dar una explicación al cambio que ha hecho utilizando la opción de comentarios; nosotros, como autores, también podremos utilizar este sistema si algo no nos ha quedado claro y queremos preguntar.

También aparecerán resaltados los cambios no solo de contenido sino de forma (formato, en este caso), como pueden ser unas cursivas o la eliminación de la sangría.

El corrector podrá, además, subrayar las palabras que considere que se repiten de forma muy seguida para llamar nuestra atención sobre ellas y que las cambiemos según nuestro criterio.

Ya tengo las correcciones, ¿qué hago ahora?

Lo primero y más importante: paciencia. Tienes por delante una tarea larga y tediosa que te dará más de un dolor de cabeza.

Puedes encontrarte en dos situaciones: que hayas encargado la corrección por tu cuenta o que sea la editorial la que te ha corregido porque va a publicarte. En cada uno de estos casos deberás actuar de forma distinta.

• Corrección de editorial: lo más probable es que cada editorial te especifique su forma de trabajar. Por lo general, activa el modo sugerencias y asegúrate de que todo lo que haces queda reflejado. No aceptes tus propios cambios hasta que hayan sido revisados (la mayoría de las veces será la editorial quien los acepte). Acepta los cambios del corrector que consideres oportunos y no rechaces los que no te gusten, para poder discutirlos (asegúrate de explicar en comentarios por qué no quieres aceptar ese cambio). Tendrás que pasar por varias fases hasta que hayáis trabajado todos y cada uno de los cambios y el texto quede limpio de resaltados.
• Corrección particular: lo más habitual es que hayas contratado una sola corrección, por lo que, una vez el texto te sea entregado, el corrector no volverá a entrar en él (dependerá del acuerdo al que hayáis llegado, por supuesto). Acepta los cambios que te gusten y rechaza los que no (aquí todo depende de ti). Utiliza los comentarios para preguntar sobre los cambios que te generen dudas (esto sí entraría dentro del asesoramiento que acompaña a una primera corrección y el corrector debería contestarte a todas ellas). Puedes activar o no el modo sugerencias, dependiendo de tu preferencia, pero deberás tener en cuenta que el corrector no se encuentra obligado a revisar estos segundos cambios (aunque podrá ofrecerte una segunda corrección para revisarlos juntos a un precio más reducido que el primero).

Queda mucho por hablar de Google Docs; con esta entrada solo he pretendido presentar el programa y que sepas cómo funciona aunque sea a un nivel superficial para que puedas defenderte si optas por este método de corrección. Si te gustaría que profundizara más en esta u otras funciones de este procesador, puedes pedírmelo en la caja de comentarios del final de la página. Personalmente, en mis correcciones me adapto al método que te resulte más cómodo; ya sea Google Docs, Microsoft Word o cualquier otro que se te ocurra. También me gustaría animarte a que preguntes todo lo que necesites, tanto si tienes dudas sobre cualquiera de mis servicios como sobre otra cuestión relacionada con la corrección o la escritura.