Una de las herramientas que más uso para corregir es el control de cambios de Microsoft Word, ya que me gusta que sea el autor del texto quien tenga la última palabra sobre su versión final.
Sé que no todo el mundo está familiarizado con esta forma de trabajar, así que en esta entrada quiero explicaros de forma sencilla y visual cómo aceptar o rechazar las correcciones marcadas y cómo dejar el texto limpio de las anotaciones y marcas del corrector.
¿Qué es el control de cambios? ¿Dónde está?
El control de cambios es una función de Microsoft Word que puede encontrarse en la pestaña «revisar«. Cuando está marcada, cualquier cambio que se realice sobre el texto no se aplica directamente, sino que queda marcado para aceptarlo o rechazarlo más tarde. Se encuentra aquí:
Botones y funciones
Una vez hacemos clic en la pestaña revisar, el aspecto de la ventana será este:
He marcado en rojo los botones que más vamos a utilizar durante las correcciones:
- Nuevo comentario: habrá correcciones que no edite directamente sobre el texto, sino que simplemente sugeriré. Este botón sirve para dejar un comentario con la sugerencia de la corrección o, en algunos casos, explicar el porqué de una corrección concreta. El botón de mostrar comentarios permite que estos sean visibles (u ocultarlos).
- Control de cambios: es nuestra principal herramienta. Cuando está activado (como en la imagen), cualquier cambio que realicemos en el texto aparecerá marcado en rojo.
- Cambios: los botones contenidos en este último recuadro serán los que más utilizaréis una vez recibido el texto corregido. Os permitirán, respectivamente, aceptar una corrección, rechazarla o desplazaros adelante y atrás por las diferentes correcciones.
¿Qué hago una vez recibo el texto?
Un texto corregido tendrá un aspecto más o menos así:
Podemos ver, en rojo, los cambios sobre el texto, y a la derecha los comentarios y las correcciones de formato (en este caso, el subrayado, la negrita y la sangría).
El programa Word nos pone muy fácil aceptar o rechazar estos cambios. Lo único que tenemos que hacer es poner el cursor encima del cambio que queramos aceptar/rechazar y hacer clic en el botón correspondiente, aquí:
«Aceptar e ir al siguiente» acepta el cambio actual (por ejemplo, el de dolor) y pasa al siguiente (Blandit) para aceptarlo o rechazarlo; es una buena forma de ir revisando uno a uno los cambios sin tener que ir buscándolos manualmente. «Aceptar este cambio» simplemente acepta «dolor» (en este caso) y no se desplaza al siguiente. «Aceptar todos los cambios«, por su parte, acepta todos los cambios del documento completo (recomiendo utilizar este botón con precaución); por último, «aceptar todos los cambios y detener seguimiento» acepta todos los cambios del documento y además cierra el control de cambios para que podamos seguir editando el documento con normalidad.
Si, por el contrario, queremos rechazar el cambio, nos saldrán estas opciones:
Las opciones, como veis, son las mismas que en el caso anterior, con la diferencia de que en vez de aceptar el cambio, lo rechaza.
Las correcciones de formato funcionan exactamente igual que las correcciones en el texto (aunque aparezcan especificadas a la derecha), y podéis aceptarlas o rechazarlas de la misma forma.
En cuanto a los comentarios, como ya he explicado, no suponen ningún cambio en el texto. Es una mera anotación para explicar o sugerir algo, por lo que simplemente tenéis que leerlos, tenerlos en cuenta (o no) y eliminarlos o resolverlos. Para ello, simplemente haced clic derecho sobre el comentario; se desplegará un menú como este:
Si pulsamos en «eliminar el comentario», este desaparecerá para siempre. Si, por el contrario, hacemos clic en «resolver el comentario», este seguirá apareciendo, pero de forma algo difuminada.
¡Y eso es todo! Al principio puede parecer un poco complicado, pero os prometo que es una forma muy cómoda de corregir en cuanto le coges el truco.
Sigo sin tener claro cómo funciona el control de cambios, ¿qué puedo hacer?
No te preocupes, aquí te adjunto algunos enlaces para ampliar este pequeño tutorial:
- Vídeo de Youtube (Instituto Superior de Letras Eduardo Mallea).
- Información del soporte de Microsoft Word.
- Tutorial en Humanidades Aplicadas.
Si ninguno de estos enlaces resuelve tus dudas, puedes ponerte en contacto conmigo e intentaré ayudarte en la medida de lo posible.
Una idea sobre “¿Cómo se utiliza el control de cambios de Microsoft Word?”