Productividad: Toggl Track

Hoy voy a hablar de forma muy breve de esta herramienta que me ha ayudado a monitorizar mejor el tiempo que dedico tanto a mis tareas de correctora como a la escritura.

Toggl es una compañía de Estonia que ofrece utilidades de productividad para empresas: monitorización del tiempo (toggl track), gestión de proyectos (toggl plan), herramientas para recursos humanos (toggl hire)… En esta entrada nos vamos a centrar en lo primero: el registro y control del tiempo empleado en cada tarea.

Sobre la aplicación

Toggl Track cuenta con aplicación para IOs, Android y para escritorio, y también se puede utilizar desde la web y con una extensión para el navegador, por lo que podemos utilizarla en todos nuestros dispositivos y se sincronizará sin problemas. Esto resulta muy útil si, por ejemplo, nos gusta escribir a mano y tener apagado el ordenador de mientras para no distraernos; solo tendremos que utilizar la aplicación del móvil para monitorizar el tiempo.

La página web de Toggl Track es esta https://toggl.com/track, y en ella podremos ver un vídeo de un minuto en el que nos enseñan todas sus características, así como registrarnos y acceder a la herramienta. Tiene dos planes, gratuito y premium, pero, si no somos una gran empresa que necesite una gestión a fondo, con el gratuito tenemos funciones suficientes a nuestro alcance.

Contenido

Voy a explicar qué partes forman esta herramienta y cómo utilizarla desde el navegador, aunque el resto de aplicaciones funcionan de forma similar. Así pues, en su versión web, Toggl Track nos ofrece diferentes funciones que podemos encontrar en la barra de la izquierda:

  • Timer: aquí veremos un listado de nuestras últimas tareas, a qué proyecto pertenecen y cuánto tiempo le hemos dedicado. También será desde aquí desde donde comenzaremos a monitorizar lo que hacemos.
  • Reports: un resumen (con gráficos y colores) de las tareas que hemos realizado en un periodo de tiempo concreto y cuánto tiempo hemos dedicado a cada una.
  • Insights: una función premium de análisis del tiempo dedicado a cada tarea por cada empleado. No nos afecta.
  • Projects: nos muestra todos los proyectos que hemos ido añadiendo, y tendremos la posibilidad de añadir más. Resulta útil para organizar nuestras tareas por «categorías» y poder ver qué es lo que más tiempo nos consume. Yo, por ejemplo, tengo los siguientes «proyectos» como correctora: edición de artículos, corrección, marketing, emails, fiscalidad, página web, redes sociales. Como escritora, añadiría el título de cada una de las historias.
  • Clients: un sistema de etiquetas que añadir a cada tarea, en teoría para organizarlas por clientes. No le encuentro mucha utilidad, porque no permite consultar el tiempo dedicado a cada uno ni los proyectos en que se han incluido, pero supongo que puede servir para ampliar la información.
  • Team: compañeros de trabajo, si incluyéramos más. No es mi caso, así que no lo he trasteado mucho.
  • Tags: más etiquetas para nuestros proyectos.
  • Settings: la configuración. Nos permite controlar funciones de nuestra cuenta.
  • Workspace: nos permite crear más «tableros» de trabajo diferenciados y que así no se solapen los proyectos de uno y de otro. Por ejemplo, yo tengo uno para mi empresa de correcciones y otro para la escritura.

¿Cómo funciona?

Toggl Track tiene un funcionamiento muy fácil e intuitivo. Simplemente tendremos que irnos a la pestaña de Timer y escribir arriba del todo lo que estamos haciendo, añadir el proyecto y las etiquetas y clientes que queramos, y darle al botón de play. Cuando terminemos, pulsaremos el stop, y nuestra tarea quedará registrada. Por ejemplo, ahora mismo yo estoy monitorizando el tiempo que dedico a escribir esta entrada de blog, y la información que le he dado al programa es la siguiente:

What are you working on?: Blog.
Project: Redes sociales (considero la escritura para el blog como parte de mi trabajo en redes).
Client: ninguno.
Tags: Toggle Track (sobre qué va la entrada).

Algo que me gusta mucho es que, a final de cada semana, te envían un resumen a tu correo electrónico de las tareas que has realizado esa semana, lo que permite llevar un control muy bueno de nuestra productividad. Os enseño una muestra (he pixelado los tiempos y los títulos de las obras que he corregido porque ninguna está publicada aún):

Como explica el mismo email, las tareas vienen ordenadas por espacio de trabajo (yo os he enseñado solo los de la empresa, no lo que escribo), dentro por proyecto, y luego por la entrada (el what are you working on? que mencionaba antes).

Espero que, si os animáis a darle una oportunidad a esta herramienta, descubráis que vuestra gestión del tiempo es mucho mejor de la que esperábais y os llevéis sorpresas agradables. ¡Suerte!

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